Góc nhìn lãnh đạo ICOGroup: Làm thế nào để báo cáo tốt?

Với tác phong thẳng thắn quen thuộc, chị Nguyễn Như Quỳnh  Phó Giám đốc Du học Nhật Bản ICOGroup đã có bài chia sẻ về vấn đề làm thế nào để báo cáo tốt. Theo chị, để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả cần: báo cáo đúng thời điểm, ngắn gọn, chính xác, dũng cảm, theo quy tắc 5W1H và phải có phương án đề xuất. Dưới đây, chúng tôi xin trích lại bài chia sẻ của chị Quỳnh, hi vọng giúp mọi người có được kỹ năng báo cáo công việc hiệu quả cho mình.

Hình ảnh chị Nguyễn Như Quỳnh tại một buổi chia sẻ với các cán bộ ICOGroup

“Để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả, bạn chỉ cần làm tốt 6 việc sau đây. Đảm bảo, sau khi thực hiện xong, sếp của bạn sẽ hoàn toàn tin tưởng và giao phó cho bạn những việc quan trọng trong công ty.

để báo cáo tốt, đầu tiên, chúng ta phải báo cáo đúng thời điểm. Sự việc xảy ra rất lâu mà bạn mới báo cáo hoặc sếp đang bận chuẩn bị một cuộc họp vô cùng quan trọng với khách hàng mà bạn lại báo cáo một việc không liên quan đến nhu cầu của sếp lúc ấy thì khi bạn lên báo cáo, chắc chắn sếp sẽ nói: “Có cần thiết bây giờ không? Tôi đang bận lắm!” Khi nào báo cáo sự cố, báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo kết quả ? – Việc chọn đúng thời điểm báo cáo là cả một kỹ năng để giải quyết công việc của mình cũng như của sếp.

Chọn đúng thời điểm báo cáo là cả một kỹ năng giải quyết công việc hiệu quả

khi báo cáo, để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định bạn phải nói “kết luận đầu tiên”. Có khi nào bạn lên báo cáo sếp mà sếp lại cắt ngang lời bạn và nói “Thế tóm lại là cô (cậu) định nói gì?” Bạn báo cáo mà cứ như kể chuyện tiểu thuyết, kể chuyện trinh thám, đến đoạn cuối bạn mới nói kết cục thì sếp sẽ không muốn nghe một tẹo nào nhé. Tâm lý ai cũng muốn giải trình, giải thích nhưng bạn nên nhớ: điều sếp muốn nghe đầu tiên là KẾT LUẬN!

bạn muốn báo cáo đầy đủ thì bạn phải nhớ quy tắc 5W1H. Chẳng hạn, bạn báo cáo máy hỏng mà bạn chỉ nói là máy gì, ở đâu, hỏng khi nào, tại sao hỏng nhưng sếp hỏi là thế ai làm hỏng thì bạn lại nói: “Ơ, dạ, để em xác nhận lại” vậy là bạn đã chưa báo cáo đầy đủ rồi nhé. Đặc biệt đối với người Nhật, bạn phải báo cáo cả những vấn đề cho dù là nhỏ nhất. Có thể bạn nghĩ : “Ôi dào, chuyện nhỏ thì cần gì báo cáo! Sếp chỉ quan tâm đến các vấn đề lớn thôi!” nhưng đôi khi, các vấn đề nhỏ lại gây nên hậu quả lớn mà chỉ có cái tầm của sếp mới phát hiện ra. Vì vậy, kinh nghiệm của mình là càng việc nhỏ càng phải báo cáo. Coi đó như là một cuộc giao tiếp, vừa có thể gần gũi sếp vừa giải quyết vấn đề của mình!

Báo cáo chính xác sự việc cũng là nguyên tắc cần phải nhớ

nhất định bạn phải báo cáo chính xác. Rất nhiều trường hợp, bạn nghe nhân viên của mình nói là cái máy A hỏng nhưng bạn không đi xác nhận lại mà lại lên báo cáo với sếp luôn, sau khi xác nhận thì không phải cái máy A mà là cái máy B. Để báo cáo chính xác, người Nhật sẽ dùng nguyên tắc 3 GEN (3 HIỆN – Hiện trường, hiện thực, hiện vật). Khi bạn nhận được báo cáo từ nhân viên, bạn phải trực tiếp xuống hiện trường xác nhận, xem hiện vật và hiện thực có đúng như vậy không rồi mới báo cáo cấp trên nhé. Bạn không phải là “người đưa tin” đâu, nếu chỉ là “người đưa tin” thì vai trò quản lý của bạn đã bị mất đi trong lòng sếp rồi đấy.

bạn phải “dũng cảm báo cáo”. Khi bạn hoặc phòng ban bạn quản lý gây ra hậu quả nghiêm trọng, bạn đừng nghĩ là “Ôi trời, báo cáo thế này cho sếp thì sếp mắng chết!”, “Thôi cứ giấu đi, được thời gian nào hay thời gian đó!”… Việc bạn giấu thông tin mắc lỗi mà không báo cáo thì bạn hoàn toàn phải chịu trách nhiệm khi bị phát hiện ra. Liệu bạn có chịu trách nhiệm được thay sếp khi vấn đề nghiêm trọng xảy ra? Do đó, bạn hay nhân viên của bạn mà mắc lỗi thì phải nhanh chóng báo cáo.

Báo cáo cũng cần phải đi kèm với phương án đề xuất

khi báo cáo, bạn phải chuẩn bị hết các phương án đề xuất nhé. Điều này là quan trọng nhất đối với một người quản lý. Bạn không phải là người truyền tin cho sếp, chỉ là báo cáo sự việc xảy ra rồi tùy sếp, sếp quyết thế nào thì quyết. Vậy là bạn không có vai trò là trợ thủ đắc lực nữa rồi! Bạn phải chủ động đưa ra, đề xuất các phương án giải quyết. Còn sếp chỉ là người LỰA CHỌN phương án hoặc TƯ VẤN thêm thôi nhé!

Như vậy đó, để thực hiện kỹ năng báo cáo hiệu quả, chúng ta chỉ cần làm tốt 6 điều trên. Ngoài ra, còn những lưu ý nhỏ khác như là câu chữ, ý tứ khi nói, phải rõ ràng, rành mạch… nhưng nếu bạn thực hiện tốt 6 điều trên thì bạn đã trở thành nhân viên trụ cột trong lòng sếp rồi! Chúc các bạn thành công!”

(Chia sẻ của chị Nguyễn Như Quỳnh – Phó Giám đốc Du học Nhật Bản ICOGroup)