Trong bất kỳ ngành nghề nào, sự chuẩn hóa cũng là một trong những tiêu chí hàng đầu quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Vậy sự chuẩn hóa được hiểu như thế nào và chuẩn hóa nên bắt đầu từ đâu?

Thế nào là chuẩn hóa?

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về sự chuẩn hóa trong công việc, nhưng tựu trung lại đều cho rằng sự chuẩn hóa phải bắt đầu từ nhận thức và khẳng định bằng hiệu quả. Hay nói cách khác, tại ICOGroup, chuẩn hóa là việc đặt ra các tiêu chuẩn cụ thể và phấn đấu đạt được nó. Mục đích của sự chuẩn hóa là nhằm tạo nên sự hoàn chỉnh, khi tất cả các chi tiết dù là nhỏ nhất cũng phải được xây dựng một cách đồng bộ, nhất quán.

Chuẩn hóa đến từ những điều rất đơn giản trong công việc

Nói tới sự chuẩn hóa, nhiều người dễ tưởng tượng đó là cái gì to tát. Nhưng ngược lại, chuẩn hóa lại đến từ những điều rất đơn giản. Đó là tác phong làm việc phải đúng giờ, là sẵn sàng lắng nghe những phản hồi từ khách hàng, là xây dựng được những tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá công việc, là những yêu cầu cần đạt được ở mỗi vị trí chuyên môn...

Sự chuẩn hóa sẽ được “đo” trên từng nhân viên nên cần được xây dựng đến từng cán bộ. Mỗi người đều phải có những tiêu chuẩn riêng và đòi hỏi phải tuân thủ. Để đạt tới sự chuẩn hóa của cả tập thể, tổ chức thì mỗi vị trí công việc cần phải xác định rõ từng nhiệm vụ và mỗi cá nhân phải đáp ứng được những yêu cầu riêng.

Chuẩn hóa trước tiên về nhận thức

Trong công cuộc chuẩn hóa, muốn từng hành động thành công đòi hỏi nhận thức phải có sự thông suốt. Nói cách khác, chỉ có sự chuẩn hóa về nhận thức trước tiên mới tạo bước đà cho sự chuẩn hóa trong từng hoạt động đạt kết quả cao. Tại ICOGroup, ban lãnh đạo Tập đoàn xác định, sự chuẩn hóa phải bắt đầu từ nhận thức của mỗi cán bộ, nhân viên sau đó mới đến từng hành động cụ thể.

Chuẩn hóa về nhận thức là phải hiểu rõ những vấn đề cốt lõi trước khi tiến hành bắt tay vào thực hiện. Mà trước tiên, với mỗi người ICO, nhận thức về chuẩn hóa phải xuất phát từ chính việc hiểu đúng và trúng sản phẩm. Bởi chỉ hiểu rõ về sản phẩm mới mang đến kết quả kinh doanh thắng lợi.

Nhận thức thông suốt, chuẩn hóa mới thành công

Ví dụ với ICOEdu, tư duy cũ luôn coi sản phẩm là các chương trình du học: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan... đã không còn phù hợp trong hoàn cảnh hiện tại. Chính cách hiểu này đã dẫn đến một số hệ lụy như không tạo được lợi thế cạnh tranh, cán bộ chưa biết cách “khoe” về sự khác biệt của ICO mang lại, chưa nâng cao được chất lượng dịch vụ.

Từ thực tế đó, ban lãnh đạo đã đưa ra cách hiểu mới, đúng đắn hơn về sản phẩm: sản phẩm của ICOEdu chính là cung cấp các dịch vụ cho khách hàng. Các dịch vụ cụ thể là: dịch vụ du học, dịch vụ đào tạo ngoại ngữ, dịch vụ giáo dục phổ thông chất lượng cao, dịch vụ lao động đặc định… Với cách hiểu mới này về sản phẩm, không chỉ giúp giải quyết được tận gốc vấn đề của khách hàng mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm kinh doanh của ICOGroup. Từ đó, mỗi cá nhân khi tư vấn tuyển sinh sẽ biết mình cần nói những gì để thỏa mãn nhu cầu khách hàng và tăng tỉ lệ chốt.

Chuẩn hóa tác phong làm việc

Trên thực tế, vẫn còn nhiều người chưa ý thức được tầm quan trọng của việc tạo ra cho mình sự chuẩn hóa về tác phong trong công việc, điều này đã tạo nên một hệ quả đáng lo ngại đó là “sức ì” trong khả năng sáng tạo và phát triển bản thân. Thiếu tác phong chuyên nghiệp, chưa có sự chỉn chu hay tiêu chuẩn hóa cho bản thân đang là điểm yếu của nhiều cán bộ nhân viên ICOGroup.

Tác phong làm việc là yếu tố cần phải chuẩn hóa

Sự chuẩn hóa về tác phong thể hiện rõ nhất ở việc tuân thủ và biết quý trọng thời gian. Nhiều người vẫn thường có thói quen "giờ cao su", điều này khiến chúng ta trở thành kiểu mẫu của sự chậm chạp, lề mề trong công việc. Tại ICOGroup, việc tuân thủ giờ giấc theo đúng quy định là một trong những nguyên tắc cơ bản, tiên quyết để đưa doanh nghiệp đi đến thành công. Nếu ở phương diện cá nhân, chuẩn hóa về giờ giấc, tác phong cũng là yếu tố đầu tiên để nhà tuyển dụng chọn lựa.

Như vậy, trước khi bắt tay vào thực hiện chuẩn hóa cho từng vị trí công việc, đặt ra những yêu cầu cụ thể để đánh giá từng nhân viên, thiết nghĩ, mỗi người ICO nên bắt đầu chuẩn hóa từ nhận thức và tác phong. Hành động sẽ hiệu quả khi nhận thức và tác phong được chuẩn chỉnh. Điều gì cũng nên bắt đầu từ những việc đơn giản nhất. Đó mới là lộ trình dài hơi, khẳng định sự phát triển của doanh nghiệp.